側欄

工作區

工作區 是側欄下面那一組。畫面裡是 待簽署、稽核記錄、人員與權限、安全性、設定。公司管理員看得到設定。其他人只看到自己角色允許的項目。

待簽署 有自己的一頁。其餘在下面。規則 是歸檔用的另一頁。這家公司的側欄畫面沒有那一行。

規則

規則 在每份文件到達時按優先次序執行。標題下面寫：識別規則會蓋上格式化標籤（第一條符合），不會移動檔案。

空的卡片寫 尚未有規則。下面兩行是 當 一份文件到達 和 則 在你新增規則之前不會發生任何事。啟用 是 0。已暫停 是 0。

新增規則 加一條。套用到現有文件 把規則套到已經在文件庫裡的文件。

例子：發票一到就要蓋上 INV-2026 這種標籤，不用人手搬文件。用 新增規則 加這一條。還沒加之前，新文件到達不會發生任何事，空卡片寫的就是這個。規則開啟之後，啟用 變成 1。套用到現有文件 會給已經在文件庫的發票蓋上標籤。想停用又不想刪掉，就暫停它，已暫停 加 1。

稽核記錄

稽核記錄 的副題是 每一次讀取、移動、更正與下載，連同是誰做的。

標題下面有四個篩選：全部事件、下載、更正、拒絕存取。篩選 再收窄。匯出 CSV 下載這張清單。

欄是 時間、誰、做了什麼、文件。畫面裡每一列的 誰 都是 帳戶。做了什麼 是 已建立資料夾、storage purge、再一次 已建立資料夾，和 已重新命名。時間是 00:27、00:27、00:23、00:21。這幾列的 文件 是一條橫線。

例子：有人說夜裡多了一個資料夾。打開 稽核記錄，留在 全部事件，看 已建立資料夾 那幾列。如果只想看離開工作區的文件，選 下載。匯出 CSV 留一份這個畫面。這張圖在任何檔名出現之前就裁掉了。

人員與權限

人員與權限 是誰可以登入、角色允許甚麼、人在哪一組。下面這張圖的頁面文字是英文。側欄的名稱是 人員與權限。

右上角是 New group 和 Add person。

Groups 寫 Create departments here, then tick them on each person. 選項是 All people、IT · 0、Sales · 2。輸入框是 New group name…。

Titles 寫 Role titles only (Dept Head, Accountant). Create them here, then tick them on each person. 畫面有 Dept Head · 1。

表格欄是 Name、Role、Title、Group、Named user、Actions。搜尋框是 Search by name, email or role…。旁邊寫 All people · 6 和 Named users · 6。

例子：兩個人在營業部。Sales · 2 就是那一組。在 New group name… 打一個新部門，按 New group，再在每個人身上勾選。Dept Head · 1 表示已經有一個人是這個職稱。在 Titles 的框再加一個，按 Add title，勾在應該有這個職稱的人身上。名字沒有放進這張圖。

安全性

安全性 的副題是 你的登入資料。 這是你自己的帳戶，不是公司名單。

更改密碼 要填 現時密碼、新密碼、確認新密碼。新密碼要：

• 至少 12 個字元
• 不可超過 72 位元組
• 至少 5 個不同字元
• 不可為常用密碼
• 不可包含你的姓名或電郵

更改密碼 儲存它。

Passkey 可以用 Face ID、Touch ID、Windows Hello 或安全鑰登入，不用輸入密碼。畫面寫 此帳號尚未登記 Passkey。 名稱（可選） 是你給那條鑰匙的名字。

例子：把短密碼換成 12 個字元、而且不含自己姓名的密碼。輸入兩次，按 更改密碼。不想再打密碼，就在同一頁加一條 Passkey，名稱例如「辦公室電腦」。登入頁之後會有 使用 Passkey 登入。

設定

設定 的副題是 登入、遮蔽、浮水印，以及這個工作區如何運作。

例子：公司想預設用繁體中文。打開 一般，在那裡設語言。想每份新文件有一個流水號，打開 實體檔案 再開啟。沒開之前那些功能是關的，畫面寫的就是這個。通知 用來選誰會收到「有文件要審」的通知，以及甚麼時候送。